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上饶师范学院关于举办国际及港澳台地区学术会议的申报流程

2018-06-28 11:36:51      点击:


 

适用范围:本指南仅适用我校举办国际及港澳台地区学术会议申报,请仔细阅读本指南,如有任何问题请到国际交流合作处咨询。申办国际及港澳台地区学术会议请提前六个月将以下完整申请材料交给国际交流合作处,如表格填写不完整或材料不齐全,将不予受理。

 

步骤一:准备报送材料

1.《上饶师范学院举办国际及港澳台地区学术会议申报审批表》。该表完成校内审批流程后,原件留存国际合作与交流处,申报单位留存复印件,

2.拟邀请参会人员名单(要求列出拟参会人员的姓名,所在单位 及职务;国内、国外、港澳台地区人员分开列);

3.会议组织情况(包含有:大会主席、大会主持人、大会组织单位、大会协助单位、会议论文出版、会议宣传、会议协调与会务等);

4.会议经费预算详情(写清经费来源、会议支出预算详情和会议论文出版费用等);

5.会议具体日程(写清楚几月几日几点到几点分别进行的日程);

6.国(境)外代表参会情况说明(写出会议规模、总人数,拟邀请来的国内来宾人数、外宾人数、港澳台地区人数。已确定的外宾人数和将要确定的外宾人数)。

 

步骤二:校内审批并发公文

1.在《上饶师范学院举办国际及港澳台学术会议申报审批表》的校内审核

程序完成后,由主办单位草拟报送给教育厅的请示公文,并把公文草稿提交给校办秘书科,并抄送国际交流合作处一份。与公文一同提交以下附件:

a.拟邀请参会人员名单;

b.会议组织情况;

c.会议经费预算详情;

d.会议具体日程;

e.国(境)外代表参会情况说明。

2.校办秘书科审阅并提交相关校领导签字审批,通过后印发上饶师范学院的关于举办国际及港澳台地区会议的红头公文                        

 

步骤三:向省级主管部门报批

1.国际交流合作处把该公文原件(一份)连同附件一起递交到省教育厅国际处;

2.经省教育厅审批后,由国际交流合作处专管员取回。如果申办国际会议,把审批后的材料递交给省外办审核。如果是申办两岸学术研讨会,则由国际交流处专管员把审批后的材料交给省台办审核;

3.省外办(国际会议)和省台办(两岸学术研讨会)向省政府秘书四处报批;

4.省政府审批通过后,发出审批批件;

5.国际交流合作处专管员前往省外办或者省台办获取省政府的批件,并转交给会议主办单位。

步骤四:邀请外方人员来华参会手续、国内人员参会手续

1.国际交流合作处为主办单位提供中文版邀请函、英文版邀请函模板,由主办单位与参会人员协调联络。外方人员来华参会一般仅需电子版邀请函即可自行办理来华签证。

2.原则上我校不为外方人员办理签证。确因特殊事由需要我校协助办理的,按以下流程申报办理:

①主办单位根据邀请的外方人员名单填写《外国人来华签证申请表》(我校主管外事校领导或校长签字并盖学校公章)(填好后,交给国际处专管员办理签字盖章手续);

② 来华外方人员的护照复印件随同已完成的《外国人来华签证申请表》。由国际处专管员递交给省教育厅国际处报批。

③省教育厅审核批准后,由国际处专管员前往教育厅国际处取回材料,并递交到省外办(需告知外办经办人:被邀请人来华签证的城市);

④省外办审批后,发出《邀请确认函》、《被邀请人员名单》。并由国际处专管员前往取回该文件,并交给会议主办单位。

⑤会议主办单位将以下材料原件用国际快递寄给被邀请来华人员,用于办理来华签证(国际快递能在7个工作日内寄达被邀请人。被邀请人在我国驻各国领事馆办理来华签证一般需2-4)

a.邀请外方人员来华的邀请函。

b.《邀请确认函》

c.《被邀请人员名单》

如果是邀请港澳台地区人员,只需给被邀请人寄送邀请函原件。

⑥国际处专管员将把来华人员名单报送给校保卫处办公室。

注意事项:一般学术会议,不邀请省、市以及国家领导出席。如属高规格国际会议,需请省、市领导人出席开幕式,会议主办单位应在会议申报获批后,在会议召开前三周向省教育厅、省政府提出书面申请(附会议名称、内容、开幕式议程、主要代表名单及简历、领导发言稿)并报国际交流合作处。未经批准,任何单位和个人不得擅自邀请。

 如召开重要会议,请学校领导出席会议开(闭)幕式,主办单位应提前两周将电子版申报材料及领导发言稿报学校校长办公室,同时抄转国际交流合作处。

 

步骤五:会后相关工作

1.会议主办单位应会议结束后的第一个工作日在在我校主页(或单位的网站上)针对该会议的成功举办进行报道(在校主页发新闻应联系校宣传部)。

2.会议闭幕后一周内向国际交流合作处、科建处提交《上饶师范学院举办国际及港澳台地区学术会议总结表》及相关图片资料3-4张(图片需附文字说明)(同时提交电子版和纸质版) 

 

国际交流合作处存档资料:

    1.《上饶师范学院举办国际学术会议申报审批表》;

2.拟邀请参会人员名单;

3.会议组织情况;

4.会议经费预算详情;

5.会议具体日程;

6国(境)外代表参会情况说明;

7.《上饶师范学院关于举办某国际学术会议的请示》

8.省教育厅关于同意举办国际会议的批件

9.会议图片、会议全套材料、《上饶师范学院举办国际及港澳台地区学术会议总结表》。